Einzelunternehmen gründen: in 10 Schritten zur Selbstständigkeit

1. Die drei wichtigsten Personengruppen eines Einzelunternehmens

Das Einzelunternehmen ist neben den Personen- und Kapitalgesellschaften die dritte Möglichkeit der Unternehmensrechtsformen in Deutschland. Der sogenannte Inhaber des Einzelunternehmens braucht zur Gründung kein gesetzlich vorgeschriebenes Startkapital, haftet aber unbeschränkt mit Geschäfts- und Privatvermögen.

Varianten der Gründung: Eine alleinige Gründung eines Unternehmens hat immer ein Einzelunternehmen zur Folge. Drei verschiedene Personengruppen lassen sich hierbei unterscheiden:

• Gründung als gewerbetreibender Kaufmann: Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 HGB). Als gewerbetreibender Kaufmann steht Ihnen lediglich die Anmeldung Ihrer Tätigkeit beim Gewerbeamt sowie die Eintragung im Handelsregister bevor.
• Gründung als Kleingewerbetreibender: Ein Kleingewerbe ist ein Handelsgewerbe, das nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert – z. B. entfällt hier die doppelte Buchführung. So steht Ihnen die Eintragung im Handelsregister frei. Bei der Anmeldung gilt automatisch die Rechtslage des oben genannten gewerbetreibenden Kaufmanns.
• Gründung als Freiberufler: Freiberufliche Tätigkeiten werden u. a. von sogenannten Katalogberufen wie Architekten oder Ärzten ausgeübt und basieren besonders auf wissenschaftlichen, erzieherischen, künstlerischen oder schriftstellerischen Aktivitäten. Diese Berufsgruppe unterliegt anderen Formalitäten als der Kaufmann. In diesem Fall muss die Selbstständigkeit beim Finanzamt angemeldet werden und so entscheidet das Finanzamt über den Status Ihrer angemeldeten freiberuflichen Tätigkeit und erteilt Ihnen ggf. eine Steuernummer. In Abhängigkeit davon entfallen für Freiberufler die Anmeldung beim Gewerbeamt sowie die Zahlung der Gewerbesteuer. Es gilt darüber hinaus, sich über sonstige Anforderungen Ihrer Berufsgruppe zu informieren.

2. Übersicht zur Gründung von Einzelunternehmen:

3. Buchführung bei Einzelunternehmen

Die Buchführungspflicht bei Einzelunternehmen ist bei gewerbetreibenden Kaufmännern, Kleingewerbetreibenden sowie Freiberuflern verschieden. Als Ersterer sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet:

Doppelte Buchführung

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss dabei so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 (1) HGB). Die doppelte Buchführung basiert auf komplexen Geschäftsprozessen und ist für einen gewerblichen Kaufmann verpflichtend. Werden jedoch in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr als 600.000 € Umsatzerlöse und 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet, entsteht eine Befreiung von der doppelten Buchführungspflicht. Diese Art der Buchführung zeichnet sich durch das doppelte Buchen eines Geschäftsvorfalls auf den zwei betreffenden Buchführungskonten aus. Wird z. B. eine Verbindlichkeit an einen Lieferanten bar beglichen, wird sowohl das Konto „Wareneinkäufe“ als auch das Konto „Kasse“ angesprochen.

Einfache Buchführung

Die einfache Buchführung ist verpflichtend für Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Die einfache Buchführung beruht auf leicht überschaubaren Geschäftsprozessen und gestaltet sich durch das einmalige Festhalten eines Geschäftsvorfalls auf einem Buchführungskonto wie z. B. Mietzahlungen. Einnahmen und Ausgaben werden auf diesem Konto in zeitlicher Reihenfolge erfasst.

Verletzung der Buchführungspflicht

Jeder, der seiner Buchführungspflicht durch z. B. versäumte oder verspätete Buchungen nicht nachkommt, muss mit Strafen wie Steuernachzahlungen inklusive Zinsen, hohen Steuereinschätzungen durch das Finanzamt sowie mit Geldstrafen rechnen. So belangte z. B. das Landgericht Dresden 2012 einen Rechtsanwalt aufgrund der Verletzung der Buchführungspflicht in drei Fällen zu einer Freiheitsstrafe von zwei Jahren und zehn Monaten und verbot ihm zwei Jahre lang die Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit als Rechtsanwalt. (Az. 5 StR 122/11)

4. Das ist bei der Gründung von Einzelunternehmen zu beachten

Beim Weg in die Selbstständigkeit durch ein Einzelunternehmen gilt es, viele wichtige Schritte zu berücksichtigen, damit Ihr Unternehmen einen erfolgreichen Start auf dem Markt haben kann. Unabhängig von der Wahl der Rechtsform können rechtliche und wirtschaftliche Beratungen sinnvoll sein, da sie beim Verständnis rechtlicher und betriebswirtschaftlicher Anforderungen helfen und vor Misserfolg schützen können.

Auch die angemessene Planung der Gründung ist für Ihre zukünftige Unternehmung wichtig. Deshalb muss ein Zeitplan für das Gründungsgeschehen erstellt sowie ein Businessplan konzipiert werden, der den Gegenstand und die Kalkulation des Geschäfts aufzeigt. Das Kapital muss ebenfalls mithilfe eines Kapitalbedarfsplans berechnet werden.

Auch AGB müssen formuliert werden, wenn Sie ein Einzelunternehmen gründen wollen. Haben Sie keine AGB, kann eine Abmahnung folgen und finanzielle Schwierigkeiten für Ihr Unternehmen bedeuten. Das können Sie verhindert, indem Sie von einem Anwalt rechtssichere AGB erstellen lassen.

Weitere wichtige Schritte:

Name des Einzelunternehmens

Mit dem Firmenname tritt Ihr Einzelunternehmen im Geschäftsverkehr auf. Laut obiger Tabelle ist für Kleingewerbetreibende und Freiberufler der Vor- und Nachname im Firmenname verpflichtend und kann um eine branchenspezifische Bezeichnung ergänzt werden. Für den gewerbetreibenden Kaufmann gelten andere Vorschriften. So kann dieser zwischen einer Kombination aus Vor- und Nachname, einer Ergänzung und einem Fantasienamen mit einem Zusatz als Einzelunternehmer wie e. K. (eingetragener Kaufmann; geschlechtsneutral) e. Kfm. (eingetragener Kaufmann) oder e. Kfr. (eingetragene Kauffrau) wählen. Für ihn ist es auch möglich, lediglich einen Fantasienamen mit Zusatz anzugeben.

Eröffnung des Geschäftskontos

Für den Gründungsprozess eines Einzelunternehmens ist auch die Eröffnung eines eigenen Geschäftskontos nortwendig, damit zukünftige Geschäftsprozesse stattfinden können. Bei der Wahl des richtigen Geschäftskontos können Beratungen bei der Bank sinnvoll sein, um die passende Bankdienstleistung für Ihren Geschäftsbetrieb zu finden.

Eintragung ins Handelsregister

Für den gewerbetreibenden Kaufmann als Einzelunternehmen ist es verpflichtend, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Ihr Unternehmen wird geprüft und nach erfolgreichem Bestehen wird die Bekanntmachung ihres Unternehmens vollzogen. Für Kleingewerbetreibende und Freiberufler entfällt dieser Schritt.

Gewerbeamt

Sobald die Selbstständigkeit ansteht, muss das zukünftige Gewerbe des gewerbetreibenden Kaufmanns oder des Kleingewerbetreibenden im zuständigen Gewerbeamt der Stadt- oder Gemeindeverwaltung angemeldet werden. Das Amt prüft, ob die Voraussetzungen für die Aufnahme eines Gewerbes erfüllt sind. Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Gewerbeschein, mit dem Sie zur Führung eines Gewerbes befähigt werden.

Steuern/Finanzamt

Für die steuerliche Erfassung spielt das Finanzamt für alle drei Formen des Einzelunternehmens eine entscheidende Rolle. Nach der Anmeldung Ihres Gewerbes als Kaufmann beim Gewerbeamt müssen Sie beim Finanzamt einen Fragebogen ausfüllen und erhalten anschließend Ihre Steuernummer, unter der Ihre steuerlichen Prozesse erfasst werden. Als gewerbetreibender Kaufmann oder Kleingewerbetreibende sind die Gewerbesteuer, Einkommenssteuer, Lohnsteuer, Umsatzsteuer und der Solidaritätszuschlag fällig. Aufgrund des fehlenden Gewerbes entfällt für freie Berufe die Zahlung der Gewerbesteuer.

Berufsgenossenschaft

Berufsgenossenschaften sind als Unfallversicherungsträger bei der formalen Anmeldung Ihres Unternehmens nicht zu vergessen. Sie haben zur Aufgabe, arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren und Unfallrisiken zu vermeiden. Im Fall eines Arbeitsunfalls versichern sie Schutz und Prävention für den Versicherten. Berufsgenossenschaften dienen dem Wohl des Unternehmens und eine branchenspezifische Anmeldung ist essenziell.

Industrie- und Handelskammer (IHK)

Als gewerbetreibender Kaufmann und als Kleingewerbetreibender ist die Anmeldung in der zuständigen IHK Pflicht. Die Ausnahme stellen hier handwerkliche Betriebe dar – diese unterliegen einer Mitgliedschaft in der zuständigen Handwerkskammer. Auch Freiberufler und landwirtschaftliche Betriebe werden von der Angehörigkeit befreit. Die Mitgliedschaft des Kaufmanns erfolgt auf Basis des Firmensitzes und wird in den meisten Fällen durch das Gewerbeamt initiiert. Die IHK stellt die Interessenvertretung der deutschen Wirtschaft und des Gewerbes dar und dient Ihrem Einzelunternehmen als Unterstützung und Förderung. Um ihre Aufgaben vollständig wahrnehmen zu können, bedarf es nötige Mittel zur Finanzierung. Grundsätzlich setzt sich der IHK-Beitrag aus den zwei Komponenten Grundbeitrag und Umlage zusammen. Den Grundbeitrag, der nach Art, Umfang und Leistungsstärke des Unternehmers gestaffelt ist, muss jeder zahlen. Der Betrag ist jedoch von Region zu Region unterschiedlich. Die Umlage dagegen orientiert sich an dem Ertrag des jeweiligen Unternehmers, dem ein jährlicher Betrag von 15.340 € frei steht und erst der darüber hinaus erworbene Gewerbeertrag als Berechnungsgrundlage gilt.

Handwerkskammer (HWK)

Für handwerkliche Betriebe ist die Mitgliedschaft in der zuständigen HWK verpflichtend, egal welcher Rechtsform Sie angehören. Sie widmet sich der Unterstützung, Beratung und Interessenvertretung Ihrer betrieblichen Belange. Mitglieder der HWK müssen einen fixen Grund- sowie einen variablen Zusatzbetrag – der sich am vergänglichen Gewerbeertrag bemisst – entrichten.

Berufskammer

Wenn Sie als Freiberufler ein Einzelunternehmen gründen, ist die Registrierung in der zuständigen Kammer für kammerpflichtige freie Berufe nicht zu vergessen. Hierzu zählen z. B. Ärzte und Apotheker, Notare und Anwälte oder Ingenieure und Architekten.

Bundesagentur für Arbeit

Sieht das zukünftige Konzept Ihres Einzelunternehmens die Anstellung von Mitarbeitern vor, ist der Gang zur Bundesagentur für Arbeit für den Erhalt der Betriebsnummer notwendig. Vergeben wird diese vom Betriebsnummern-Service und wird zusätzlich für die Anmeldung bei den Sozialversicherungen und der Krankenkasse benötigt.

Sozialversicherungen

Arbeitslosen-, Renten-, Unfall-, Kranken- und Pflegeversicherung bilden das soziale Versicherungsnetz in Deutschland. Bei geplanter Anstellung von Mitarbeitern ist die Anmeldung derer zwingend notwendig, damit eine Absicherung in allen Bereichen sichergestellt werden kann. Für die Anmeldung bedarf es der Betriebsnummer, die Sie vorab bei der Bundesagentur für Arbeit einholen müssen. Die Sozialversicherungsbeiträge – deren Höhe sich anhand gesetzlich festgelegter Beitragssätze bemisst – werden von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam getragen. Die Anmeldung der Beschäftigten erfolgt über die jeweilige gesetzliche Krankenkasse, bei der Sie den Mitarbeiter mithilfe eines Beitragsnachweises anmelden. Der Kontakt zur jeweiligen Berufsgenossenschaft ist ebenfalls unumgänglich, da hier die Anmeldung zur Aufnahme bei der Unfallversicherung getätigt werden muss.

Künstlersozialkasse

Die Künstlersozialkasse bildet die Alternative zu Sozialversicherungen für selbstständige Künstler und Publizisten. So haben auch diese Berufsgruppen die Möglichkeit, sich sozial abzusichern. Der Beitrag für die Versicherung setzt sich zur Hälfte durch Abgaben des Freiberuflers und zur anderen Hälfte durch Zuschüsse des Bundes und Abgaben von künstlerisch oder publizistisch tätigen Unternehmen wie z. B. Verlagen zusammen. Da die Künstlersozialkasse das Gegenstück der Sozialversicherungen bildet, entfällt die Mitgliedschaft für Künstler in den typischen Versicherungen.

Betriebliche Versicherungen

Neben den Sozialversicherungen gibt es in Deutschland betriebliche Versicherungen, welche die Hauptrisiken eines Einzelunternehmens absichern sollen. Abgeschlossen werden können diese für alle Bereiche des Geschäftsablaufes. Zu den meist genutzten Versicherungen zählen u. a. die Betriebs-Haftpflicht-, Einbruchdiebstahl- und Kfz-Haftpflichtversicherung.

Genehmigungen

In einigen Betriebsbereichen und Branchen in Deutschland ist es notwendig, sich Erlaubnispflichten für die Gründung einzuholen. Tätigkeiten in Gastronomiebetrieben unterliegen z. B. Einwilligungen vom Gesundheitsamt und Arbeit im Baugewerbe setzt die Abnahme vom Bauamt voraus. In einigen Fällen sorgt auch die Gewerbeaufsicht für ein ordnungsgemäßes Geschäft.

5. Checkliste: In 10 Schritten ein Einzelunternehmen gründen!

6. Vorteile der Gründung eines Einzelunternehmens

Die Gründung eines Einzelunternehmens kann folgende Vorteile haben:

• keine Vorgaben zur Höhe des Startkapitals,
• uneingeschränkte Gewinnbeteiligung des Einzelunternehmers,
• geringe Gründungskosten, da die notarielle Beurkundung wie z. B. bei einer GmbH entfällt,
• geringere Gründungsformalitäten beim Kleingewerbetreibenden,
• das alleinige Führen des Unternehmens kann großen Gestaltungsspielraum bringen,
• Entfall der Gewerbesteuer bei freien Berufen,
• einfache Buchführung bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden,
• durch alleinige Entscheidungsgewalt ist eine schnelle Anpassung an sich wandelnde Marktveränderungen möglich.

7. Mögliche Risiken der Gründung eines Einzelunternehmens

• Unbeschränkte Haftung mit dem Privatvermögen,
• kaum Möglichkeiten zur Trennung von Privat- und Arbeitsleben,
• durch alleinige Führung kann eine hohe Arbeitsbelastung und Verantwortung entstehen,
• für den eingetragenen gewerbetreibenden Kaufmann ist die doppelte Buchführung verpflichtend,
• Erweiterung des Kapitalbedarfs richtet sich nach Höhe des Eigenkapitals.

Besonders die private Haftung kann für Neugründer kritisch sein. Um dieses und die weiteren Risiken abschätzen und soweit möglich eingrenzen zu können, kann die Beratung eines Anwalts und(oder Steuerberaters sinnvoll sein.

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