Nebenkostenabrechnung: wichtige Fristen für Mieter und Vermieter

1. Nebenkostenabrechnung & Fristen: Welche Fristen gibt es?

Sowohl für Mieter als auch für Vermieter gelten bei der Begleichung bzw. Erstellung der Nebenkostenabrechnung Fristen, die es einzuhalten gilt. Aber welche Fristen gibt es ganz genau?

• Abrechnungsfrist: Der Vermieter hat bis zu zwölf Monate Zeit, um eine Nebenkostenabrechnung zu stellen.
• Zahlungsfrist: Mieter haben 30 Tagen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, um die Nebenkosten zu bezahlen. Besteht auf Seiten eines Mieters ein begründeter, wenn auch unbestätigter Verdacht der Unrichtigkeit der Nebenkostenabrechnung, so sollten Sie nur unter Vorbehalt zahlen. Teilen Sie dies Ihrem Vermieter am besten auf schriftlichem Wege mit Angabe des Grundes mit, da Sie sich so das Recht einer Rückforderung bewahren.
• Widerspruchsfrist: Nach Erhalt der Abrechnung haben Mieter zwölf Monate Zeit, um Widerspruch einzureichen. Versäumt der Mieter die im § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB festgeschriebene Frist, so kann er auch nachträglich keinerlei Einwände mehr geltend machen.

2. Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung

Gemäß § 556 BGB muss der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten zwölf Monate betragen. Normalerweise startet der Abrechnungszeitraum zu Beginn eines Kalenderjahres und endet am 31.12. desselben Jahres.

Aber wie sieht es bei einem unterjährigen Ein- oder Auszug aus? Bei einem Mieterwechsel sind Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung für die verkürzten Nutzungszeiträume zu erstellen.

Praxisbeispiel für eine unterjährige Abrechnungsperiode:

Bei Mietbeginn am 1. September eines Jahres endet die reguläre Abrechnungsperiode am 31. Dezember desselben Jahres. Daher werden vom Vermieter als Nutzungszeitraum in der Abrechnung vier Monate für den Mieter herangezogen, die entsprechend in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen sein müssen. Die Abrechnung der Nebenkosten hat der Vermieter dem Mieter spätestens bis zum 31.12 des Folgejahres zuzustellen.

Der Abrechnungszeitraum ist meistens an das Kalenderjahr gekoppelt. Dies ist jedoch gesetzlich nicht zwingend notwendig, da es dem Vermieter obliegt, den Beginn des Zeitraums der Abrechnung festzulegen. Erstreckt sich der Abrechnungszeitraum jedoch über mehr als ein Jahr, so sollten Mieter jegliche Nachzahlungen aus der Abrechnung der Nebenkosten verweigern – so lange, bis der Mieter vom Vermieter eine korrekte Abrechnung über einen ordnungsgemäßen Zeitraum erhalten hat.

3. Was passiert, wenn die Fristen nicht eingehalten werden?

Versäumt der Vermieter die 12-Monats-Frist bei Erstellung der Abrechnung gemäß § 556 Abs. 3 BGB, so führt dies regelmäßig zu einer Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. In diesem Fall kann der Vermieter eventuelle Forderungen aus der Abrechnung gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Sollte sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Rückzahlungsanspruch des Mieters ergeben, so bleibt dieser Anspruch aus der Abrechnung der Nebenkosten dennoch bestehen. Das ggf. vorhandene Guthaben zugunsten des Mieters wird daher nicht angetastet, auch wenn der Vermieter, bzw. der Eigentümer dem Mieter die Nebenkostenabrechnung erst verspätet hat zukommen lassen.

Achtung: Hat der Vermieter den verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung nicht selbst zu verschulden, bleibt sein Anspruch gegenüber dem Mieter bestehen und die Abrechnung wirksam. Eine unverschuldete Verspätung kann sich beispielsweise ergeben, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist und die aktuelle Adresse erst ermittelt werden muss. Die Beweislast liegt allerdings beim Vermieter und nicht beim Mieter.

4. Vollständigkeit der Nebenkostenabrechnung

Hat sich Ihr Vermieter bei der Erstellung und Übergabe der Nebenkostenabrechnung an die gesetzlich festgelegte Frist gehalten, die einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung jedoch nicht ordnungsgemäß aufgeschlüsselt, können sich Mieter laut dem BGH in Karlsruhe dennoch auf die Nichteinhaltung der Frist durch den Vermieter berufen.

Eine Neuansetzung oder Verlängerung der Zeitspanne zur Überarbeitung der Abrechnung der Nebenkosten ist aber nicht vorgesehen. Ist Ihre vom Vermieter ausgestellte Nebenkostenabrechnung unvollständig oder enthält formale Fehler, so ist die Abrechnung vom juristischen Standpunkt aus ungültig.